Liiketahtumasta (osto tai myynti) saatavan kuitti tai laskun tehtävä on kuvata liiketapahtuman sisältö ja toimia tositteena kirjanpitoa laadittaessa. Tämän vuoksi sille on määritelty Kirjanpitolaissa tiettyjä vaatimuksia. Tässä hieman ohjetta Taloushallintoliiton julkaiseman Kirjanpidon ABC:ta mukaillen:
Mitä laki sanoo?
Kirjanpitolain 2:5§ sanoo tositteista seuraavasti:
”Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.”
Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla. Vastaanottoajankohta ja luovutusajankohta ovat kahdenkertaisessa kirjanpidossa tositteen päiväyksen peruste, mutta yhdenkertaisessa ALVinilla laadittavassa kirjanpidossa tositteen päivämäärä on menon maksupäivä ja tulon saamispäivä.
Tositteesta pitää siis käydä selkeästi ilmi, mitä on ostettu ja myyty. Muuten esim. ALVin Huoleton -versiossa meidän on vaikea tarkastaa tositteen oikeellisuutta ja tehdä tarvittavat kirjaukset ja arvioida, kuuluuko hankinta lainkaan yrityksen kuluihin.
Arvonlisäverolain 209 § sisältää tarkempia vaatimuksia myyntilaskun sisällölle, keskeisimpinä.
- Laskun antamispäivä
- Juokseva tunniste (laskunumero)
- Myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus tai FI-alkuinen arvonlisäverotunnus)
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- Tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne
- Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset (jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa)
- Verokanta
- Suoritettavan veron määrä
- Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
- Muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
Alle 400 euron laskuissa sekä vähittäiskaupan ja ravintoloiden laskuissa sekä henkilökuljetusten laskuissa ja pysäköintimittarien tuottamissa laskuissa riittää kevyempi tietosisältö:
- laskun antamispäivä
- myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
- myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
- suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
- muutoslaskuissa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan.
ERI TOIMINTOJEN TOSITTEITA
Kaiken kokoisten yrityksen toimintaa voidaan tarkastella toimintoina. Yrittäjä myy, ostaa, hoitaa maksuliikennettä, laskee palkkoja ja niin edelleen. Alla on esimerkin omaisesti lueteltu kirjanpitoon sopivia tositteita eri toiminnoista. Aina ei ole saatavilla laskua, mutta kirjanpitoon tarvitaan liiketapahtumasta tosite.
MYYNTITOIMINNAN TOSITTEITA:
- myyntilaskut
- myyntilaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene luovutettu suorite
- tilausvahvistukset tai vastaavat dokumentit, jos laskuja ei käytetä (esimerkiksi verkkokaupassa)
- tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja saadut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
- käteismyyntitositteet
- reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella tehdään liiketapahtumaa koskeva oikaisu ja
- tiedot suoritetusta perinnästä silloin, kun myynnistä tehdään luottotappiota koskeva kirjanpitomerkintä, jos luottotappion peruste ei muutoin ole selvitettävissä.
OSTOTOIMINNAN TOSITTEITA
- ostolaskut
- ostolaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene vastaanotettu tuotannontekijä ,
- ostotilaukset ja ostojen lähetteet, jos ostolaskuja ei käytetä,
- tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja maksetut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
- maksutapahtumien perusteella tehdyt ostojen oikaisut
- käteisostotositteet
- ostajan vastaanottamat perintäkirjeet, jos ne sisältävät kirjanpitoon kirjattavia perintämaksuja tai viivästyskorkoja.
PALKANLASKENNAN TOSITTEITA
- Työaikalistat, jos niiden perusteella maksetaan esimerkiksi tuntipalkkoja tai ylityökorvauksia
- Lomapalkkavelkalaskelmat.
- Ulosoton- ja Ay-jäsenmaksujen tilityksen todentavat tositteet.
- Lääkärintodistukset tai –lausunnot, jos ne todentavat liiketapahtuman, esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.
MAKSULIIKENTEEN TOSITTEITA
- rahalaitoksen antamat tiliotteet, joita käytetään tositteena palvelumaksujen kirjaamiseen
- luottokorttimaksuja hallinnoivan yhtiön provisioerittelyt
- käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot
Kirjanpitoaineistoon sisältyy tyypillisesti myös matkalaskuja, materiaalihallinnon tositteita kuten inventaarilistat sekä pysyvien vastaavien kirjanpidon tositteita kuten poistolaskelmat. Lisäksi yritys tai sen kirjanpitäjä laatii usein itse tositteita, joilla korjataan aiempia kirjauksia, jaksotetaan tehty hankinta tai myyty tuote useammalle kuukaudelle tai korjataan taseessa olevan omaisuuserän arvoa. Näitä itse laadittuja tositteita kutsutaan muistiotositteiksi. Muistiotositteeseen tulee merkitä tositteen laatija, esimerkiksi kirjanpitäjän nimi. ALVinissa muistiotositteet laaditaan tilinpäätöksen yhteydessä kirjanpitäjän toimesta.
Tositteesta tulee käydä ilmi kaikki kirjaukseen tarvittava tietosisältö – mitä on myyty, koska toimitettu ja niin edelleen. Tositteet voidaan käytännön tilanteissa laatia eri tavoin – tästä muutama esimerkki alla.
Usein on niin, että myyntilasku ei sisällä luetteloa myydyistä tuotteista tai niiden toimitusajoista vaan nämä tiedot ovat erillisellä lähetteellä. Tällöin myyntilasku ja lähete muodostavat yhdessä tositteen.
> Tosite voi siis koostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta.
Ajatellaan seuraavaksi vähittäiskauppaa. Menet markettiin ja ostat kengät, lihaa ja keskiolutta. Saat ostosta kuitin. Seuraava asiakas kassalla ostaa näkkäriä ja tupakkaa ja saa kuitin. Nämä ovat marketin kannalta erillisiä liiketapahtumia. Ja samana päivänä kaupassa käy todennäköisesti moni muukin. Kauppa voi yksittäisten kuittien sijaan toimittaa kirjanpitäjälle raportin, jossa on listattu esimerkiksi päivän myynnit tuotteittain. Tämä raportti toimii tositteena kaikille päivän myynneille yksittäisten kuittien sijaan.
> Yhdessä tositteella voi tosittaa useita liiketapahtumia.
Yritys on vuokrannut toiselle huoneiston ja asiasta on laadittu sopimus, josta käy ilmi vuokrattavan huoneiston tiedot. Vuokralainen maksaa vuokransa joka kuukausi sopimuksen mukaisesti ilman erillistä laskua. Vuokranantaja on toimittanut sopimuksen kirjanpitäjälleen, joka tekee kirjauksen oikealle tilille joka kuukausi.
> Sama asiakirja, esimerkiksi vuokrasopimus voi toimia tositteena useassa toistuvassa liiketapahtumassa, kuten vuokrauksessa/vuokranmaksussa.
JOSKUS ULKOPUOLISEN ANTAMAN TOSITTEEN TIETOJA ON SYYTÄ TÄYDENTÄÄ ITSE
Esimerkiksi edustus- ja kokouskulut vaativat aina tarkennusta. Kuitteihin tai niiden perusteella laadittuun matkalaskuun on syytä merkitä kestityt henkilöt ja kestityksen syy. Kirjanpitäjän tulee myös tietää onko kyse vähennyskelpoisesta kokouskulusta (palaveri asiakkaan kanssa päiväsaikaan, lounaat ja lasi viiniä) vai railakkaasta ravi-illasta asiakkaan ostajien kanssa (ravien jälkeen kylän ykkösravintolaan ja sieltä ”yksille”).